AGENT D'ACCUEIL ET ASSISTANT ADMINSTRATIF DU SERVICE TECHNIQUE (H/F)

Description

La Commune de Cugand-La Bernardière recrute un Agent d'accueil (50%) et Assistant administratif du service technique (50%) en CDD dès que possible et jusqu'au 27/11/2026 inclus.

L'agent d'accueil et d'état civil a pour rôle principal d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public.
Il garantit la mise à disposition des services à la population dans le cadre des actes liés au domaine de l'état civil.
L'agent est placé sous l'autorité du Maire, qui a seule qualité pour régler la situation administrative et professionnelle.

Accueil et Service Technique :
- Gestion des boites mails,
- Gestion des réclamations : suivi et réponse de premier niveau en lien avec le Responsable du Service Technique,
- Gestion du courrier arrivé et départ,
- Suivi des demandes de matériel pour évènementiel (particulier, association,
- Gestion de l'accueil téléphonique et physique sur les sites de la mairie, et au service technique,

Planning salles / Complexes : ménage / Etat des lieux :
- Planning d'occupation et de suivi des besoins de ménage des salles (dont l'Espace Culturel Doué, salle de la Doline, et autres petites salles/complexes sportifs, gradins et autres matériels à installer) chaque mois
- Préparation des rdv et des dossiers d'états des lieux pour l'agent référent
- Gestion des contrats de location de salles, règlements, ainsi que la remise et le retour de clés en lien avec les usagers et les associations,

Administratif :
- Suivi des dossiers de registre de sécurité : mise à jour en lien avec le référent sécurité,
- Fiches d'heures et plannings semaine et astreintes des agents, suivi des absences en lien avec le Responsable du Service Technique
- Accueil téléphonique, relance et contacts entreprises (suivi devis, travaux, sinistres.)
- Suivi DICT / DT et arrêtés de circulation en lien avec l'agent urbanisme
- Suivi outils cartographiques sur la gestion des espaces verts/bâtiments, saisies ponctuelles en lien avec l'agent référent (mission de soutien)
- Classement des mails, mise en forme d'un futur guide d'astreinte (procédures définies par le RST)
- Gestion du planning du transport solidaire pour le CCAS
- Gestion des droits de place
- Suivi des débits de boissons temporaires
- Divers courriers administratifs

Etat Civil :
- Constituer les dossiers liés à l'état civil : reconnaissance, mariage (commande bouquet, prise de rdv.), décès, enregistrement et préparation des PACS, parrainage civil, changement de nom et prénom
- Demandes actes par les usagers et les officiers publics,
- Recensement militaire, transmission à l'INSEE

Connaissances théoriques - Savoir être et Savoir faire :
- Connaissance générale sur le fonctionnement et l'organisation des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Connaissances dans les domaines de l'état civil et des élections
- Qualités relationnelles et rédactionnelles, autonomies dans l'organisation des missions et savoir se référer à l'autorité
- Aptitude à gérer simultanément différentes tâches, capacité à hiérarchiser les priorités
- Sens de l'écoute et de l'observation
- Dynamisme et réactivité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Bonne maîtrise de l'outils informatique

Poste à mi-temps sur deux services (Accueil et Technique)
Lieux d'exercices des missions : les deux Mairies Déléguées (Cugand et La Bernardière), et le Service Technique de Cugand
Horaires : 37 heures et 30 mn / hebdo avec RTT, avec un samedi matin sur deux travaillé (récupération un après-midi de la même semaine)

Savoir-être professionnels :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie